Primeiros resultados do programa Prefeitura Sem Papel são apresentados

O projeto tem por objetivo transformar a gestão pública da cidade em 100% digital; segundo a Administração Municipal, desde o dia 19 de junho, nenhum processo interno foi iniciado na prefeitura sem ser eletrônico

Prefeito Duarte Nogueira durante reunião Foto: Assessoria Prefeitura de Ribeirão

Os primeiros resultados do programa Prefeitura Sem Papel foram apresentados na última sexta-feira (25), em reunião paço no municipal. O projeto tem por objetivo transformar a gestão pública da cidade em 100% digital.

Segundo a Administração da cidade, desde o dia 19 de junho, nenhum processo interno foi iniciado na prefeitura sem ser eletrônico. A mudança começou em janeiro deste ano, quando Ribeirão Preto iniciou a capacitação de seus servidores para o uso da plataforma Solar BPM, da Softplan.

A transição possibilitou a eliminação do uso de papel nos procedimentos do município e uma redução no tempo de execução de cada tarefa. Além disso, houve uma padronização, integração e automatização de todo o rito processual administrativo, gestão arquivística e documental da prefeitura.

Outros ganhos foram economia de recursos, acesso a processos e seus documentos de qualquer lugar, diminuição do risco de danos e extravio de documentos de processos e queda no tempo gasto nos trâmites administrativos, comparado ao processo físico.

A evolução também é sentida por meio da economia de quase 341 mil folhas de papel, 2,7 mil tramitações/encaminhamentos on-line e 92 processos criados, dando mais agilidade para os munícipes. No primeiro semestre, mais de duas toneladas de papel e 131 toners de impressora foram economizados, 3 milhões de litros de água e 34 árvores que seriam necessários para a fabricação dessas folhas foram poupados.

Em termos financeiros, ao menos R$ 345 mil deixaram de ser gastos com papel, impressão, capas processuais, transporte e armazenagem de documentos.

“Tenho o aplicativo no celular e, dentro do carro, consulto processos, leio portarias, assino digitalmente portarias sem pegar na caneta ou transportar papel. Também posso fazer despachos que, no mesmo dia, são publicados no Diário Oficial”, explicou Duarte Nogueira.

Participaram da solenidade o prefeito Duarte Nogueira, o secretário de Governo, Antonio Abboud e o coordenador da Softplan, Felipe Tofanin Araújo, além de representantes da Câmara Municipal, outras prefeituras e da administração municipal.

Antes e depois

O coordenador da Softplan aponta que procedimentos comuns como o cancelamento de nota fiscal, encerramento de firma e parcelamento de ISS espontâneo tiveram um salto de efetividade. Antes, nesses casos, a população precisava de atendimento presencial para abrir protocolo, fazer a solicitação e só então era feito lançamento no sistema para acompanhamento do processo físico, que muitas vezes ficava desatualizado, provocando até mesmo o extravio de informações.  

Depois do cadastro da solicitação no sistema SAD, a documentação do munícipe era entregue aos servidores responsáveis pelo protocolo, que abriam as pastas, imprimiam a capa do processo, colocavam os documentos em ordem, assinavam e carimbavam folha a folha. Não bastasse todos esses trâmites, ainda era necessário encaminhar o protocolo para o setor responsável, onde seria feita a solicitação e depois a devolução para o munícipe. 

“Agora com formulário disponível para o munícipe, ele mesmo pode fazer a solicitação da sua casa, sem a necessidade de se expor nesse período de pandemia e o processo já é protocolado automaticamente e vai direto para o setor responsável”, explica Felipe Tofanin Araújo.

Vigilância Sanitária da Secretaria da Saúde

O ganho de produtividade também já é notado. Nos processos de solicitação de licenciamento sanitário para atividades de baixo risco, por exemplo, enquanto a decisão de um processo físico demorava em torno de 15 dias após a abertura do protocolo, agora a decisão sai em até 48 horas no módulo digital.

A mesma redução de tempo foi verificada para a primeira análise de atividades de alto risco e processos de Laudo Técnico de Avaliação (LTA). Abertura dos processos administrativos de Auto de Infração após a lavratura da multa passou de 10 dias, em média, para o prazo máximo de dois dias úteis. A mesma economia de tempo se dá para a primeira análise das defesas e recursos dos Autos de Infração quando comparados os procedimentos em modo físico e digital.

Próximos passos

A Coderp (Companhia de Desenvolvimento Econômico de Ribeirão Preto) fez uma parceria com a Softplan para disponibilizar a implantação do mesmo sistema na administração indireta da prefeitura, como na Cohab, Daerp, Fundação Dom Pedro II, Fundação de Formação Tecnológica, Fundet, Guarda Civil Metropolitana, IPM, Sassom e Transerp.

O desafio agora é deixar os processos do Prefeitura Sem Papel mais fácil para os munícipes utilizarem. “Até o fim do ano, nenhum processo tramitará na Prefeitura utilizando papel, pasta, mão de obra ou carro, tudo isso ficará para trás”, disse Antonio Abboud.

A implantação do sistema irá permitir que toda a administração indireta possa se comunicar com a prefeitura de forma digital, sem a necessidade de utilização de papel.

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